Bestuurssecretaresse parttime via Secretary Plus Direct Team


  • Eindhoven
  • HBO
  • Tijdelijk met uitzicht op vast
  • 32 uur
  • Publicatie: 24 mei 2022
  • 1AV0089057

Wat ga je doen?

Bestuursassistent, parttime 32-36 uur per week, Eindhoven
Ben jij een organisatietalent en haal jij werkplezier uit het ontzorgen, voorbereiden, plannen en organiseren van o.a. vergaderingen en bijeenkomsten? Haal jij energie uit werken in een dynamische omgeving, waar geen dag hetzelfde is? Waar voldoende uitdagingen liggen die vragen om een helicopterview en oplossingsgerichte blik. Dan zoeken wij jou!

Dit houdt je werk in:
Als bestuursassistent werk je samen met collega bestuursassistent voor de drie bestuursleden.
Waar jij fungeert als rechterhand van de bestuurder (s). Waar je je richt op coördinerende, beleidsmatige, adviserende en organisatorische werkzaamheden. Jouw doel is om zo efficiënt en effectief mogelijke ondersteuning en advisering te bieden aan de bestuurder op het gebied van centrale bestuurlijke, beleidsmatige en organisatorische processen.

Werkzaamheden zijn:

  • Complexe agendabeheer;
  • Plannen en organiseren van afspraken/ bijeenkomsten/ vergaderingen/ jubilea/ verjaardagen/ bijzondere momenten, etc.;
  • Je beheert de mailbox en voert voorbereidende werkzaamheden uit met betrekking tot bepaalde stukken, mailtjes, agenda, vergadering;
  • Je signaleert knelpunten in het werkproces en onderneemt gevraagd en ongevraagd actie;
  • Je notuleert bij vergaderingen, commissies of projectgroepen op verzoek van de bestuurder en draagt zorg voor de uitwerking van de notulen en de daarbij eventueel behorende actie en/of besluitlijsten;
  • Je ondersteunt actief de bestuurder in zijn contacten met de locaties en cliëntenraad;
  • Je onderhoudt actief contact met zowel het interne als externe netwerk.

Je werkt nauw samen met je collega van het bestuurssecretariaat en met de twee collega managementassistentes. Daarnaast heb je een goede samenwerking met de bestuurssecretaris.
Je ontvangt direct leiding vanuit de bestuurder.

Wie ben je?

Dit verwachten we van jou:
Met jouw organisatietalent weet jij als geen ander goed agendabeheer uit te voeren en de afspraken zo te plannen, dat de bestuurder ook nog de mogelijkheid heeft om een broodje tussendoor te eten of om een vergadering goed voor te bereiden. Jouw dienstverlenende instelling zorgt ervoor dat zowel het broodje voor de bestuurder in de middag is geregeld als wel een attentie voor het 25-jarig jubileum van een collega op locatie. Jij onderneemt proactief actie, wanneer het gaat om een stuk voorbereiding voor een vergaderstuk of een terugkerende afspraak al tijdig in te plannen. Jij denkt vooruit, denkt in mogelijkheden en overziet gevolgen. Jij wilt weten wat er speelt en op welke manier jij het beste jouw bestuurder (s) kan ondersteunen. Je kunt moeiteloos schakelen tussen diverse organen, belangen en niveaus. Je staat stevig in je schoenen, laat je niet zomaar gek maken, durft gevraagd en ongevraagd advies op een positieve manier richting bestuur te geven. Met jouw communicatieve vaardigheden weet jij hoe jij een boodschap moet brengen of hoe jij die ene afspraak toch omgezet of ingepland krijgt. Door je jaren werkervaring, interesse in het vak, weet jij op hbo werk- en denkniveau te acteren. Jouw flexibele houding, helicopterview, goede prioritering, integriteit en enthousiasme maken dat jij goed bent in je werk en met plezier naar je werk gaat.

Over het bedrijf

De organisatie die het betreft is een maatschappelijke organisatie. Zij hebben een kloppend hart voor ouderen en jongere mensen met een langdurige ziekte en willen écht van waarde zijn voor cliënten, medewerkers en vrijwilligers. Daarom vinden zij regie zo belangrijk. Relaties noemen hen vernieuwend. Kernwaardes van deze organisatie:

  • Verantwoordelijkheid nemen en delen;
  • Vertrouwen en betrouwbaarheid;
  • Vakmanschap en vrijheid.

Zij gaan dit de komende jaren verder uitbouwen met accent op de brede betekenis van de organisatie in de regio Eindhoven voor ouderen.

Wat bieden wij jou?

Een afwisselende en uitdagende baan binnen een ambitieuze, innovatieve organisatie die graag voorop loopt in de markt. Ze werken met 80 zelfsturende teams. De organisatie bestaat uit 2100 medewerkers, 1200 vrijwilligers en 180 leerlingen. Daarnaast bieden zij jou een marktconform salaris en prima secundaire arbeidsvoorwaarden.

Heb je een vraag?

Stuur ons een e-mail of bel:
Secretary Plus Direct Team
info@secretary-plus.nl
Solliciteren

Gelijke kansen

Wij geloven in gelijke kansen voor iedereen! Onze vacatures staan dan ook voor iedereen open om te solliciteren.

Veel gestelde vragen

Klik op de plus om deze te openen.

Je kunt reageren op een vacature via de roze solliciteer-button. Nadat je het sollicitatieformulier hebt ingevuld, wordt het rechtstreeks naar het betreffende kantoor verstuurd. Ook kun je contact opnemen met het kantoor waar de vacature openstaat. Je vindt de contactopties onderaan de vacature.
Na ontvangst van jouw sollicitatie neemt een van onze Consultants zo snel mogelijk contact met je op. Als je profiel aansluit op de functie nodigen we je uit voor een intakegesprek. Mocht dit niet het geval zijn, kijken we of er andere vacatures aansluiten op je profiel en of dit past bij jouw wensen. In het geval dat wij je op dat moment niet verder kunnen helpen, ontvang je een afwijzing via de e-mail.
Een persoonlijk intakegesprek geeft jou de mogelijkheid om je wensen en ambities kenbaar te maken. De Consultant maakt daarmee een inschatting wat voor soort bedrijven of banen bij jou passen. Ook bespreek je of je fulltime of parttime wilt werken, wat je salarisindicatie is en welke arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden je wenst. Het gesprek duurt maximaal een uur.
Secretary Plus gaat zeer zorgvuldig met je privacygegevens om, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Je gegevens worden opgenomen in de databank van USG People N.V., USG People The Netherlands B.V. en de Nederlandse werkmaatschappijen van het USG People concern.