Bestuurssecretaresse parttime via Secretary Plus Direct Team

Bestuursassistent, parttime 32-36 uur per week, Eindhoven
Ben jij een organisatietalent en haal jij werkplezier uit het ontzorgen, voorbereiden, plannen en organiseren van o.a. vergaderingen en bijeenkomsten? Haal jij energie uit werken in een dynamische omgeving, waar geen dag hetzelfde is? Waar voldoende uitdagingen liggen die vragen om een helicopterview en oplossingsgerichte blik. Dan zoeken wij jou!

Dit houdt je werk in:
Als bestuursassistent werk je samen met collega bestuursassistent voor de drie bestuursleden.
Waar jij fungeert als rechterhand van de bestuurder (s). Waar je je richt op coördinerende, beleidsmatige, adviserende en organisatorische werkzaamheden. Jouw doel is om zo efficiënt en effectief mogelijke ondersteuning en advisering te bieden aan de bestuurder op het gebied van centrale bestuurlijke, beleidsmatige en organisatorische processen.

Werkzaamheden zijn:

• Complexe agendabeheer;
• Plannen en organiseren van afspraken/ bijeenkomsten/ vergaderingen/ jubilea/ verjaardagen/ bijzondere momenten, etc.;
• Je beheert de mailbox en voert voorbereidende werkzaamheden uit met betrekking tot bepaalde stukken, mailtjes, agenda, vergadering;
• Je signaleert knelpunten in het werkproces en onderneemt gevraagd en ongevraagd actie;
• Je notuleert bij vergaderingen, commissies of projectgroepen op verzoek van de bestuurder en draagt zorg voor de uitwerking van de notulen en de daarbij eventueel behorende actie en/of besluitlijsten;
• Je ondersteunt actief de bestuurder in zijn contacten met de locaties en cliëntenraad;
• Je onderhoudt actief contact met zowel het interne als externe netwerk.

Je werkt nauw samen met je collega van het bestuurssecretariaat en met de twee collega managementassistentes. Daarnaast heb je een goede samenwerking met de bestuurssecretaris.
Je ontvangt direct leiding vanuit de bestuurder.

Dit verwachten we van jou:
Met jouw organisatietalent weet jij als geen ander goed agendabeheer uit te voeren en de afspraken zo te plannen, dat de bestuurder ook nog de mogelijkheid heeft om een broodje tussendoor te eten of om een vergadering goed voor te bereiden. Jouw dienstverlenende instelling zorgt ervoor dat zowel het broodje voor de bestuurder in de middag is geregeld als wel een attentie voor het 25-jarig jubileum van een collega op locatie. Jij onderneemt proactief actie, wanneer het gaat om een stuk voorbereiding voor een vergaderstuk of een terugkerende afspraak al tijdig in te plannen. Jij denkt vooruit, denkt in mogelijkheden en overziet gevolgen. Jij wilt weten wat er speelt en op welke manier jij het beste jouw bestuurder (s) kan ondersteunen. Je kunt moeiteloos schakelen tussen diverse organen, belangen en niveaus. Je staat stevig in je schoenen, laat je niet zomaar gek maken, durft gevraagd en ongevraagd advies op een positieve manier richting bestuur te geven. Met jouw communicatieve vaardigheden weet jij hoe jij een boodschap moet brengen of hoe jij die ene afspraak toch omgezet of ingepland krijgt. Door je jaren werkervaring, interesse in het vak, weet jij op hbo werk- en denkniveau te acteren. Jouw flexibele houding, helicopterview, goede prioritering, integriteit en enthousiasme maken dat jij goed bent in je werk en met plezier naar je werk gaat.

De organisatie die het betreft is een maatschappelijke organisatie. Zij hebben een kloppend hart voor ouderen en jongere mensen met een langdurige ziekte en willen écht van waarde zijn voor cliënten, medewerkers en vrijwilligers. Daarom vinden zij regie zo belangrijk. Relaties noemen hen vernieuwend. Kernwaardes van deze organisatie:

• Verantwoordelijkheid nemen en delen;
• Vertrouwen en betrouwbaarheid;
• Vakmanschap en vrijheid.

Zij gaan dit de komende jaren verder uitbouwen met accent op de brede betekenis van de organisatie in de regio Eindhoven voor ouderen.

Een afwisselende en uitdagende baan binnen een ambitieuze, innovatieve organisatie die graag voorop loopt in de markt. Ze werken met 80 zelfsturende teams. De organisatie bestaat uit 2100 medewerkers, 1200 vrijwilligers en 180 leerlingen. Daarnaast bieden zij jou een marktconform salaris en prima secundaire arbeidsvoorwaarden.