Een volle mailbox en vele vergaderverzoeken, daar schrik je niet van. Je screent, prioriteert, plant en legt alles nauwkeurig vast, zodat de dag voor de leden van de Raad van Bestuur op rolletjes verloopt. Haal jij daar je voldoening uit? Dan ben jij de bestuurssecretaresse die wij zoeken!
Als rechterhand van de CEO en CFO van Royal Wagenborg in Delfzijl, zorg jij voor overzicht en rust. Dit doe jij door samen met je collega secretaresse de mailboxen en agenda’s van de diverse leden op orde te houden. Je schat in of een e-mail interessant is, de CEO en CFO met iemand af willen spreken of een evenement willen bezoeken. Vervolgens check je de beschikbaarheid in de agenda en leg je het aan ze voor. Verder plan je afspraken met collega’s en klanten en ben je hun filter zowel telefonisch, via de mail als fysiek. Je herkent de urgentie en stelt hierop prioriteiten.
Verder houd je je bezig met:
- Plannen van reizen, boeken van hotels, reserveren van diners, en regelen van vervoer;
- Plannen van diverse overleggen en afspraken, soms met collega’s van over de hele wereld;
- Het bewaken van de follow-up van acties en afspraken;
- Plannen van overleggen en in overleg leg je deze sporadisch vast;
- Afhandelen van sponsorverzoeken;
- Verzorgen van diverse lief & leed-zaken vanuit de Raad van Bestuur;
- Ontvangen van bezoekers.