Bestuurssecretaresse via Secretary Plus Groningen

Ben jij een vooruitdenkende en flexibele assistant en ben jij op zoek naar een dynamische opdracht? Ben jij gedreven en gastvrij en wil jij jouw bijdrage leveren aan het optimaliseren van processen en de positie van de hoofdstad? Dan is dit de functie voor jou!

Als bestuurssecretaresse lever jij een bijdrage aan het effectief functioneren van het college van burgemeesters en wethouders door het uitvoeren van secretariële, organisatorische en logistieke taken. Als onderdeel van het bestuurssecretariaat werken jullie veel samen, maar krijgt een ieder ook zijn of haar eigen verantwoordelijkheden. Specifiek zal jij de verantwoordelijkheid krijgen over de ondersteuning van de Business Unit Manager. Jouw takenpakket zal bestaan uit:

• Het ondersteunen van meerdere bestuurders op secretarieel gebied in de breedste zin van het woord;
• Het beheren van de verschillende complexe agenda’s en het zelfstandig inplannen van afspraken;
• Fungeer jij als eerst aanspreekpunt voor klanten en burgers;
• Ontvang en verwijs jij klanten en burgers;
• Het zorgdragen voor de telefonische bereikbaarheid van zowel collega’s als met klanten en burgers;
• Het uitvoeren van representatieve taken zoals het ontvangen en te woord staan van bezoekers en zorg jij voor de verwerking van inkomende en uitgaande post en e-mail;
• Bereid jij actielijsten, stukken en documenten voor en ondersteun je bij het voorbereiden van vergaderingen.

Een enthousiaste collega die snel kan schakelen en waarbij integriteit, representativiteit en accuratesse vanzelfsprekend is. Politiek en bestuurlijk gevoelige informatie weet jij discreet mee om te gaan. Het werken in een team krijg je energie van, maar ook zelfstandig weet jij goed je draai te vinden en taken op te pakken. Je durft kritisch te zijn en initiatieven te nemen. Bij jou is er geen twijfel dat je je werk nauwkeurig en netjes aanlevert en afrond en je stelt hoge eisen aan zowel kwantiteit als kwaliteit van je werk. Hierin weet je de juiste balans te vinden door prioriteiten te stellen.
Verder beschik jij over:

• Een Mbo-4 of Hbo opleiding;
• Minimaal 3 jaar werkervaring in een gelijksoortige functie zoals secretaresse, waarbij ervaring op bestuurlijk niveau en binnen gemeentelijke organisaties/overheden een prè is;
• Goede digitale vaardigheden en heb jij ruime kennis van en ervaring met het MS Office pakket;
• Een flexibele omgang;
• Goede communicatieve vaardigheden zowel in woord als geschrift

Onze opdrachtgever is een overheidsinstelling gevestigd in Leeuwarden. In deze rol ben jij onderdeel binnen een organisatieonderdeel welke volop in ontwikkeling en zich onder andere bezig houdt met het optimaliseren van de (primaire) processen en de positie van de hoofdstad van Fryslân. Het gaat hierbij om uitvoerende taken, project- en adviestaken op het gebied van interne dienstverlening, bedrijfsvoering, personeel en organisatie, informatiemanagement, financiële dienstverlening, communicatie en bestuur ondersteuning, informatiebeheer, juridische zaken en inkoop. De secretariële ondersteuning van deze verschillende onderdelen en het bestuurssecretariaat is ondergebracht bij het bedrijfsbureau.

Doordat de huidige bestuurssecretaresse intern tijdelijk een andere functie bekleed, is deze uitdagende en enerverende functie tijdelijk vrij gekomen. Een leuke opdracht via Secretary Plus met een tijdelijk contract van 3 tot 6 maanden. In deze parttime functie van 32 uur per week behoort deels thuiswerken tot de mogelijkheden. Hiervoor ontvang je een passend salaris tussen de € 2.266,- en € 3.316,- op basis van 36 uur per week.