Assistant/Officemanager via Secretary Plus Rotterdam


  • Rotterdam
  • Schoevers
  • Vast
  • 40 uur
  • Publicatie: 13 sep 2018
  • 2018001067

Wat ga je doen?

Voor een internationale organisatie in hartje Rotterdam zijn wij opzoek naar een internationale Officemanager/Assistant.

Als Officemanager/Assistant ben je hét aanspreekpunt binnen deze internationale organisatie in de scheepvaart. Je ondersteunt collega’s bij verschillende projecten en dagelijkse werkzaamheden en daarnaast ben je volledig verantwoordelijk voor de ontzorging van de CEO, COO en CCO.

Veel voorkomende werkzaamheden in deze dynamische functie zijn:

  • Het organiseren en boeken van reizen (vluchten, hotels en indien nodig regelen van visa’s)
  • Ontvangen van bezoekers op kantoor.
  • Organiseren en notuleren van de wekelijks ‘Head Department Meeting’ en andere veelvoorkomende meetings op kantoor.
  • Het inkopen van kantoorartikelen en beheren van kantoorvoorraad.
  • Nieuwe medewerkers begeleiden bij start en het regelen van de juiste apparatuur en kantoorbenodigdheden voor werkzaamheden.
  • Het screenen van de in en uitgaande correspondentie. Deze inhoudelijk kunnen analyseren en beoordelen op prioriteit.

Daarnaast zal je te maken krijgen met ad-hoc werkzaamheden, ben je het aanspreekpunt voor externe klanten en leveranciers, ben je verantwoordelijk voor de representativiteit van alle kantoorruimtes en organiseer jij jaarlijks twee keer het externe diner voor medewerkers van kantoor en alle zeevarenden.

Wie ben je?

Je krijgt energie van een internationale en dynamische omgeving, bent stressbestendig, verantwoordelijk en proactief. Daarnaast heb je een helicopterview, beschik je over HBO werk-en-denkniveau en weet je jezelf goed staande te houden in een mannenwereld. Het is gewenst affiniteit te hebben met de zeescheepvaart. Het is een pré om vloeiend Engels te spreken, dat je beheerst over lichte juridische en BHV kennis.

Omdat je het eerste aanspreekpunt bent voor alle medewerkers van kantoor op het gebied van ICT is het een must dat je algemene kennis hebt van bekende software programma’s en apparatuur. Het is gewenst hierin snel te kunnen schakelen en een oplossing te kunnen bieden of vinden.

Over het bedrijf

De opdrachtgever is een internationale organisatie in hartje Rotterdam. Zij zijn een dienstverlener op het gebied van Marine Heavy Transport zowel offshore als onshore. De voertaal is Engels en de organisatie werkt aan langdurige en veeleisende maritieme projecten.

Wat bieden wij jou?

Werken met een internationaal team van ervaren en toegewijde professionals

De kansen en mogelijkheden om (door) te groeien

Bonus in het geval van goede prestaties

Opleidingsbudget

25 vakantiedagen

Heb je een vraag?

Stuur ons een e-mail of bel:
Secretary Plus Rotterdam
rotterdam@secretary-plus.nl
Solliciteren

Gelijke kansen

Wij geloven in gelijke kansen voor iedereen! Onze vacatures staan dan ook voor iedereen open op te solliciteren.

Veel gestelde vragen

Klik op de plus om deze te openen.

Je kunt reageren op een vacature via de roze solliciteer-button. Nadat je het sollicitatieformulier hebt ingevuld, wordt het rechtstreeks naar het betreffende kantoor verstuurd. Ook kun je contact opnemen met het kantoor waar de vacature openstaat. Je vindt de contactopties onderaan de vacature.
Na ontvangst van jouw sollicitatie neemt een van onze Consultants zo snel mogelijk contact met je op. Als je profiel aansluit op de functie nodigen we je uit voor een intakegesprek. Mocht dit niet het geval zijn, kijken we of er andere vacatures aansluiten op je profiel en of dit past bij jouw wensen. In het geval dat wij je op dat moment niet verder kunnen helpen, ontvang je een afwijzing via de e-mail.
Een persoonlijk intakegesprek geeft jou de mogelijkheid om je wensen en ambities kenbaar te maken. De Consultant maakt daarmee een inschatting wat voor soort bedrijven of banen bij jou passen. Ook bespreek je of je fulltime of parttime wilt werken, wat je salarisindicatie is en welke arbeidsvoorwaarden of doorgroeimogelijkheden je wenst. Het gesprek duurt maximaal een uur.
Secretary Plus gaat zeer zorgvuldig met je privacygegevens om, conform de Wet bescherming persoonsgegevens. Je gegevens worden opgenomen in de databank van USG People N.V., USG People The Netherlands B.V. en de Nederlandse werkmaatschappijen van het USG People concern.