Wil jij graag werken op het secretariaat van een onderzoekscentrum en hecht je veel waarde aan een goede sfeer? Dan is deze functie wellicht iets voor jou!
Op het secretariaat werkt een hecht team bestaande uit vier medewerkers en een afdelingshoofd, die tevens directiesecretaresse is. Het team bestaat uit een receptioniste/administratief medewerker, een kantinemedewerker en twee secretaresses. Hoewel elke medewerker zijn eigen takenpakket heeft, is er een nauwe samenwerking met directe collega’s en zijn de communicatielijnen van het team kort. Bij afwezigheid vangen de medewerkers elkaars werkzaamheden op. De secretariaatsmedewerkers onderhouden zowel intern als extern veel internationale contacten.
In deze gevarieerde en zelfstandige rol ben je verantwoordelijk voor de volgende taken:
- Bewaken van correspondentie, agenda's en coördineren van afspraken van groepsleiders en MT-leden;
- Notuleren van vergaderingen;
- Boeken van reizen, hotels en restaurants, alsmede het regelen van visa;
- Regelen van lunches;
- (Mede-)organiseren van congressen, workshops en events;
- Alle voorkomende administratieve ondersteuning, zoals assisteren bij projectaanvragen, rapportages en declaraties;
- Werkzaamheden voor het secretariaat als geheel;
- Digitaal archiefbeheer.