Ajb: 5 tips voor goed gebruik van afkortingen

Afkortingen zijn kort en krachtig. In een e-mail of rapport tikken ze zo lekker weg. En een tekst met afkortingen lees je sneller. Maar besef wel dat een afkorting tegelijkertijd een soort raadsel is: het kost je lezer enkele milliseconden om dit te ontrafelen. Gebruik afkortingen daarom met mate. Wanneer doe je het goed?

Het belangrijkste om te onthouden is dat je niet voor jezelf schrijft, maar voor een lezer. Help je lezer dus om je afkortingen te begrijpen. Schrijf bijvoorbeeld een woord eerst één keer voluit met daarna de afkorting tussen haakjes. En begin je met een nieuwe paragraaf? Voor scannende lezers is het dan prettig als je opnieuw het volledige woord uitschrijft. Ook al is de afkorting in jouw ogen heel gangbaar; misschien is een lezer er niet mee bekend.

Het nut van afkortingen voor secretaresses en management assistentes

Voor secretaresses en management assistentes zijn afkortingen een essentieel hulpmiddel om efficiënter te werken. Door het gebruik van afkortingen in e-mails, notities en rapporten kunnen zij tijd besparen en de communicatie met collega's en leidinggevenden stroomlijnen. Zo kunnen bij het plannen van vergaderingen afkortingen als 'a.s.' (aanstaande) en 't.z.t.' (te zijner tijd) helpen om data en planningen beknopt en duidelijk te formuleren. Bij het opstellen van agenda's kunnen ze termen als 'AOB' (Any Other Business) of 'RvT' (Raad van Toezicht) gebruiken om onderwerpen snel te identificeren.

Het is echter belangrijk om de juiste balans te vinden tussen het gebruik van afkortingen en het volledig uitschrijven van woorden. Zorg ervoor dat je afkortingen gebruikt die algemeen bekend zijn binnen de organisatie en schrijf ze waar nodig voluit om misverstanden te voorkomen. Door bewust om te gaan met afkortingen kunnen personal assistants en office managers hun werkzaamheden effectiever uitvoeren en bijdragen aan een soepele communicatie binnen het bedrijf.

Andere vuistregels voor afkortingen zijn:

1. Schrijf korte woorden uit

Het heeft geen zin om woorden af te korten die op zichzelf al heel kort zijn of waarvoor een heel kort alternatief bestaat. Waarom zou je ‘d.d.’ (afkorting van ‘de dato’) gebruiken in plaats van het normale ‘van’? Zo kun je ook beter ‘afdeling’ schrijven dan ‘afd.’ 

2. Zoek het makkelijkste alternatief

Gebruik bijvoorbeeld ‘over’ in plaats van ’t.a.v.’ (ten aanzien van). En ‘door’ in plaats van ‘als gevolg van’. 

3. Spreek voluit, schrijf voluit

Het is dus ‘bijvoorbeeld’ omdat je niet ‘bijv.’ zegt. Om dezelfde reden is het wel ‘fte’ en niet ‘fulltime-equivalent’. De afkorting is hierbij simpelweg meer ingeburgerd dan het volledige woord.  

4. Het woordenboek is je beste vriend

Veel afkortingen bestaan uit kleine letters. Soms staan daar punten tussen, soms niet. Er bestaan regels voor afkortingen, maar het Nederlands zou het Nederlands niet zijn als daar geen uitzonderingen op waren. Soms is er geen peil op te trekken. Zo kort je ‘nota bene’ af als ‘NB’, curriculum vitae als ‘cv’ en ‘aanstaande’ als ‘a.s.’. Check bij twijfel de spelling in een woordenboek.

5. Alleen bekende afkortingen

Misschien wel de belangrijkste tip: onbekend maakt onbemind. Dat geldt ook voor afkortingen. Verzin zelf geen afkortingen en gebruik alleen de afkortingen die algemeen bekend zijn (in je organisatie).

Veelvoorkomende Nederlandse afkortingen: een handig overzicht

We hebben een overzicht gemaakt van de 20 meest gebruikte Nederlandse afkortingen en hun betekenis. Op deze manier kunnen zowel schrijvers als lezers gemakkelijk de juiste betekenis achterhalen en de afkortingen op de juiste manier gebruiken. Raadpleeg dit overzicht wanneer je twijfelt over een bepaalde afkorting of wanneer je wilt weten of een afkorting algemeen bekend is. Zo zorg je ervoor dat je teksten altijd duidelijk en begrijpelijk zijn voor je lezers.