Tips om je project te managen

De rol van assistant verandert, dat weet iedereen. Veelal zie je een mix aan werkzaamheden ontstaan in deze functie, waaronder projecten. Dit kan zijn dat je ondersteunt bij projecten, of dat je zelf als projectmanager optreedt. Het laatste is in mijn werk het geval, en ik deel dan ook graag mijn tips met jou!

Doelen bereiken
Als je aan een project begint is het ontzettend belangrijk om een aantal dingen duidelijk te krijgen.

  • Wie is mijn opdrachtgever? Dit is de persoon die het project bij jou heeft neergelegd, maar daar stopt de verantwoording niet. De opdrachtgever hakt knopen door, verdedigt het project binnen het bedrijf en geeft de go/no go’s om naar de volgende projectfase te gaan. Let op: je opdrachtgever is altijd één persoon.
  • Wat is het resultaat dat opgeleverd moet worden? Wat verwacht de opdrachtgever precies? Bespreek dit goed, zodat er helder is wat het eindresultaat is, de kwaliteitseisen en ook vooral wat hier niet bij hoort.
  • Wanneer moet het klaar zijn, en wat is het budget? Zorg dat je weet wat je ruimte is. Gaandeweg in het project kan het zijn dat een van deze twee verschuift, omdat het wellicht voor een bepaalde beurs klaar moet zijn en er daarom meer geld beschikbaar wordt gesteld. Of dat de kwaliteit het belangrijkst is, en er daardoor meer geld én tijd wordt toegestaan.
  • Wie is je team? Stel je projectteam samen. Doe dit zodat je zoveel mogelijk expertise krijgt in je groep van diverse aspecten binnen het project, maar houd ook rekening met het feit dat je draagvlak moet creëren binnen de rest van het bedrijf. Om je groep goed te laten functioneren is het handig om de groep te laten bestaan uit verschillende Belbin rollen. Lees hier meer informatie over Belbin.

Documentatie, documentatie, documentatie
In een project zijn de juiste projectdocumenten van essentieel belang. Zo zorg je ervoor dat je projectgroep dezelfde informatie krijgt, maar ook dat je besluiten en onderbouwingen terug kunt vinden. In een project heb je een tijdlijn nodig, met de verschillende fasen van je project, de acties die uitgevoerd moeten worden, de doorlooptijd daarvan en de verantwoordelijke. Hierin houd je het totale overzicht. Voor alle inhoud maak je een projecthandboek. Hierin beschrijf je bijvoorbeeld wie er in het team zitten, wat het resultaat is (en wat daar niet bij hoort), de eisen en wensen, wie de uiteindelijke gebruikers zijn, en hoe jullie te werk zijn gegaan. Een projectdocument kan in de toekomst ook handig zijn, wanneer je bijvoorbeeld een soortgelijk project uit moet voeren. Zorg dus dat je het goed archiveert.

Meten is weten
Als projectassistant of projectmanager wil je natuurlijk weten hoe je qua budget uitkomt. Het is daarom belangrijk dat je iemand verantwoordelijk maakt voor het budget. Maar om het uiteindelijke resultaat te behalen is het van belang dat iedereen zijn of haar stukje van het project oppakt. Zorg daarom dat je goed contact houdt met je projectteam. Zorg voor een duidelijke overlegstructuur en maak afspraken over het afwerken van actiepunten. Zo kan je werken met voorkoppelafspraken. Je spreekt dan af dat een actiepunt voor een bepaalde datum klaar zal zijn, en als je niets hoort als projectleider, dat het dan klaar is. Lukt dat niet om een bepaalde reden, dan zal je projectteamlid eerder bij je aan moeten kloppen. Hiermee voorkom je dat je in een projectmeeting allerlei smoesjes krijgt over actiepunten die niet gedaan zijn.

Vier je succes!
Een project heeft een duidelijk start- en eindpunt. Als je het eindpunt hebt bereikt kan je trots zijn op jezelf en je projectteam, vier dit dan ook! Het is goed om af te sluiten met het hele projectteam. Dit is ook een perfect moment om de laatste leerpunten nog uit te wisselen en toe te voegen aan het projecthandboek.

Veel succes met jouw projecten!

Groet,

Mariska Vermeulen

- - - 

Mariska Vermeulen is een van de vier finalisten van het Expect More Award-traject. Met haar praktische tips en enthousiasme zal Mariska regelmatig haar kennis en expertise delen met vakgenoten in de vorm van blogs. Heb jij een vraag voor Mariska? Neem dan contact op of bekijk haar website.