Gecontroleerde chaos

Als assistant krijg je gedurende de dag van alles te verwerken. De stapel to do’s wordt hoger en hoger, en tussendoor lopen er collega’s binnen of krijg je telefoontjes. Ik heb er lang mee geworsteld hoe ik deze taken het beste kon jongleren, zonder de spreekwoordelijke ballen te laten vallen. Ik deel graag mijn tips: een gecontroleerde chaos, hoe ga je om met je to do’s?

Bepaal je dag
Ik begin ’s ochtends met het opruimen van mijn takenlijst. Natuurlijk weet ik al waar ik mee bezig moet gaan, maar in de ochtend is het een goed moment om eventuele onvoorziene zaken voor die dag in de planning te schuiven. Ik doe dit door mijn e-mail weg te werken, als er spoedzaken zijn komen ze daar meestal tevoorschijn. Omdat ik niet de hele dag met mijn e-mail bezig wil en kan zijn, heb ik hier voor mezelf maximaal een half uur de tijd voor. Ik doe dit volgens de 2 minuten regel.

De 2 minuten regel
Alles in de e-mail wat ik binnen twee minuten kan afronden, pak ik direct op. Dit zorgt voor een opgeruimde inbox en als het zich opstapelt wordt het veel werk. Terwijl je, wanneer je het bijhoudt, rust kan creëren. Alles wat langer duurt dan twee minuten, verschuift naar mijn to do lijst.

Gebruik een programma voor je to do’s
Het is overzichtelijk wanneer je je to do’s in een losse takenlijst kan verwerken, dan blijven ze niet in je inbox hangen. Ik ben zelf een grote fan van Asana. Hierin kan je ook projecten aanmaken en je kan het overzichtelijk sorteren op verschillende manieren. Zo kan je bijvoorbeeld per project de taken naar voren toveren, en op deadline. Dit helpt mij om mijn grove planning te kunnen maken, waar moet ik deze week mijn aandacht op focussen? De e-mails die ik er evt. bij nodig heb of waar ik op moet antwoorden vermeld ik erbij in de taak, zodat ik ze snel terug kan vinden in mijn e-mailmappen.

Aantekeningen direct uitwerken
Ja, het is een open deur intrappen, maar werk je aantekeningen direct na een meeting uit. Als er taken tussen zitten voor mij, houd ik dezelfde 2 minuten regel aan als bij mijn e-mail. De grotere taken gaan direct in Asana. Voor mij is dit wel de meest lastige, want ik vind nog geregeld achteraf een verloren krabbel in mijn notitieboek. Stom, natuurlijk! Op dat moment verdwijnt het helemaal van de radar, want wie gaat zijn notitieboek continu terug zitten lezen? Verwerken dus, meteen!

De inbox = leeg
Het lijkt soms een droom, maar hij kan echt werkelijkheid worden. Ik streef ernaar om aan het eind van mijn dag mijn inbox leeg te hebben. Dat betekent niet dat ik klaar ben met mijn werk, want de takenlijst houdt al mijn belangrijke taken bij. Maar het geeft wel een ontzettend goed gevoel wanneer Gmail zegt “geen nieuwe e-mail”. En je hoeft nog maar te focussen op één ding: je takenlijst waarin je de prioriteiten en projecten netjes op een rijtje hebt staan.

Nu weten jullie hoe ik orde houd in de chaos gedurende de dag. Wat is jouw gouden tip? Ik ben erg benieuwd, laat het me weten in een reactie!

Groet,
Mariska 

- - - 

Mariska Vermeulen is een van de vier finalisten van het Expect More Award-traject. Met haar praktische tips en enthousiasme zal Mariska regelmatig haar kennis en expertise delen met vakgenoten in de vorm van blogs. Heb jij een vraag voor Mariska? Neem dan contact op of bekijk haar website.