3 tips voor het voorzitten van een vergadering

Aug 22, 2017, 13:18 PM by Mariska Vermeulen
Als assistant ben je vaak in vergaderingen degene die de notulen of actielijst maakt. Ik merk zelf dat deze rol vaak gecombineerd wordt met het voorzitten van de vergadering. Daarom in deze blog een aantal tips over hoe jij de controle houdt in een meeting en met een goed gevoel én een actielijst de deur uitloopt!

Als assistant ben je vaak in vergaderingen degene die de notulen of actielijst maakt. Ik merk zelf dat deze rol vaak gecombineerd wordt met het voorzitten van de vergadering. Daarom in deze blog drie tips over hoe jij de controle houdt in een meeting en met een goed gevoel én een actielijst de deur uitloopt!

Een goede voorbereiding…
Is het halve werk. Dit geldt zeker bij vergaderingen. Zorg ervoor dat mensen tot een bepaalde datum, ik doe altijd ca. 1,5 week vooraf, hun agendapunten in kunnen leveren. Vraag of ze bepaalde documenten bij dit agendapunt hebben, wat de rest van de aanwezigen eventueel vooraf kunnen doorlezen. Stuur vervolgens de agenda, met de vaste & aangeleverde agendapunten en eventuele gasten, naar alle aanwezigen. Des te duidelijker de agenda, des te beter de groep zich kan voorbereiden. Dit helpt uiteindelijk in een efficiënte meeting!

Geef duidelijk de grenzen aan
Als je een strakke agenda hebt, geef dan vooral de tijd aan hoe lang een agendapunt mag duren. Doe dit vooraf al bij het versturen of zeg het voor je het agendapunt opent. Wordt er teveel afgeweken van het agendapunt? Wees niet bang om in te grijpen! Zeg bijvoorbeeld “Ik merk dat hier wat dieper op details wordt ingegaan, is het een idee dat jullie (de discussievoerders) dit buiten deze vergadering samen verder uitspreken en oppakken?” Vaak kan je daarmee terug naar de essentie van het agendapunt.  

De actielijst
Een meeting zonder actielijst is in weinig gevallen productief. Wat ik zelf altijd doe is de actiepunten direct typen in een actielijst, het liefst op het scherm zodat iedereen mee kan kijken. Aan het eind van ieder agendapunt herhaal ik de acties en de actiehouder, zodat iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt na de vergadering. Omdat ik direct mee typ, hoef ik na de meeting niets meer uit te werken, ik duw vaak al op “send” om de actielijst te versturen als iedereen nog aan het napraten is in de vergaderzaal. Dit zorgt ervoor dat ik met een leeg hoofd een effectieve meeting af kan sluiten.

Ik ben benieuwd wat jouw rol is in vergaderingen en hoe jij jouw rol oppakt!

Groet,
Mariska Vermeulen

- - - 

Mariska Vermeulen is een van de vier finalisten van het Expect More Award-traject. Met haar praktische tips en enthousiasme zal Mariska regelmatig haar kennis en expertise delen met vakgenoten in de vorm van blogs. Heb jij een vraag voor Mariska? Neem dan contact op of bekijk haar website.